Digitale Transformation am Uniklinikum Frankfurt wird vorangetrieben

Damit bestätigt das Universitätsklinikum seine Rolle als Vorreiter in der Digitalisierung und weitet diese auf klinische Versorgungsprozesse aus: Es ist die erste Klinik in ganz Deutschland, in der Stationen ihre Anforderungen über SAP Fiori abwickeln. Das macht nicht nur die Prozesse deutlich effizienter, sondern erhöht auch die Sicherheit für die Patientinnen und Patienten.

Von einer strategisch ausgerichteten, digital gestützten Logistik im Gesundheitsbereich profitieren die Beschäftigten, Patientinnen und Patienten und die Krankenhäuser. Deshalb hat das Universitätsklinikum Frankfurt frühzeitig eine SAP-Gesamtstrategie entwickelt. Am 1. Februar 2021 hat es ein zentrales Ziel des umfassenden Digitalisierungsvorhabens erreicht: Ein neues Stationsanforderungsmanagement für Material und Medikamente wurde gestartet. Ende 2021 soll das System im gesamten Universitätsklinikum Frankfurt implementiert sein. Es löst dann das bisherige Stationsanforderungssystem GHX ab. „Wir haben mit unseren Projektteams und Softwareentwicklern ein medizinisch-pharmazeutisches Informations- und Logistikprogramm aufgebaut, das die Anforderungsprozesse im Universitätsklinikum grundlegend verändert“, erklärt Chief Medical Information Officer Dr. Michael von Wagner. „SAP-APM schließt die Lücke in der digitalen Vernetzung zwischen Anforderern und Materiallogistik. Das Universitätsklinikum Frankfurt macht damit einen großen Schritt in die digitale Zukunft der Krankenhausversorgung.“ APM steht für Apotheke, Pflege und Materialwirtschaft. Am Pilotprojekt haben demzufolge das für Einkauf und Logistik zuständige Dezernat, die Krankenhausapotheke und Testnutzer aus dem medizinischen Bereich teilgenommen. Das System wird schrittweise allen Benutzerinnen und Benutzern am UKF zur Verfügung gestellt, die mit Bestellungen jeglicher Art – Büromaterial, Medikamente, Medizintechnik – zu tun haben.

Förderung durch das Land Hessen
Mit der Einführung von SAP-APM hat das Universitätsklinikum Frankfurt einen Entwicklungsschritt getätigt, der für deutsche Krankenhäuser wegweisend ist. Die zunehmende Informationsverarbeitung ist im Universitätsklinikum mit seinem Verbund aus Forschung, Lehre und Krankenversorgung besonders komplex und herausfordernd. Sie erfordert eine zukunftsweisende Strategie ebenso wie starke Partner. Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK) hat deshalb 2018 das Projekt „Digitales Universitätsklinikum Frankfurt“ ins Leben gerufen. Es fördert den digitalen Transformationsprozess des Universitätsklinikums mit 21,3 Millionen Euro bis ins Jahr 2022. SAP-APM ist eines von 14 Teilprojekten, die im Rahmen des HMWK-Programms gefördert werden.

Vorsprung für Patienten und Beschäftigte
SAP-APM beschleunigt die täglichen Arbeitsprozesse und macht Informationen leichter zugänglich. Beispielsweise sind die Rollen der bestellenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im System vermerkt, sodass Genehmigungs- und Freigabeprozesse schneller abgewickelt werden können. Mit der Einführung von SAP-APM geht außerdem eine Anreicherung der Materialstammdaten einher: Eine vereinfachte Suche ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen wie beispielsweise Medikamentenwirkstoffe und ermöglicht neue Steuerungsoptionen. „Die Startseite ist im modernen Kachelformat analog zu bekannten Apps gestaltet, und die Bedienung orientiert sich am Such- und Eingabesystem, das die Benutzerinnen und Benutzer von Internet-Suchmasken kennen“, erklärt die Gesamtprojektleiterin Barbara Dolff, „insgesamt wurde mit dem neuen System eine einfache und komfortable Handhabung geschaffen, die die Arbeitsprozesse sicher und effizient gestaltet, und die den Schulungsaufwand reduziert.“

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entfällt die handschriftliche Dokumentation ihrer Arbeit. Medikamenten- und Materialbestellungen wurden bisher teilweise per FAX oder Notizzettel weitergegeben. Dieser Vorgang ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Automatisierte Prozesse verhindern Fehler und schaffen für die Beschäftigten Ressourcen, die für die Arbeit mit den Patientinnen und Patienten eingesetzt werden können. Das Universitätsklinikum Frankfurt hat mit SAP-APM ein weiteres klinikweites Projekt initiiert, das das Ziel des Universitätsklinikum Frankfurt unterstreicht: beste Versorgung und optimale Sicherheit für Patientinnen und Patienten.

Anwenderfreundliche Bedienung
Die erste Phase des Digitalisierungsprojekts, mit dem die drei Teilprojektgruppen in Zusammenarbeit mit der IT 2019 begonnen haben, konnte trotz der erschwerten Bedingungen der Coronapandemiezeit erfolgreich und termingerecht produktiv geschaltet werden. „Es war und ist in allen seinen Facetten ein sehr herausforderndes Projekt in einer sehr herausfordernden Zeit“, meint auch Projektmanager Sven-Patrick Schymik, „aber wir konnten mit SAP-APM eine äußerst solide Basis für die digitale Transformation des Universitätsklinikum Frankfurt legen und seine digitale Zukunftsfähigkeit sichern.“ Das Universitätsklinikum profitiert als erste deutsche Klinik von der weiter entwickelten Benutzeroberfläche SAP Fiori und den dazu neu gestalteten Logistikprozessen rund um die Arbeitsabläufe auf den Stationen. Ein Cockpit fasst zentral alle anstehenden Aufgaben, Genehmigungen und aktuellen Informationen zusammen.

In den kommenden zwei Jahren werden ergänzende Module in das System integriert und in den Projektgruppen produktiv geschaltet. Weitere Ausbaustufen des SAP-APM beinhalten die Stationsdokumentation von Betäubungsmitteln, Implantaten und übrigem medizinischen Bedarf.