Organisatorische Änderungen in Ausländerbehörde abgeschlossen

Im Ergebnis wird es in der Ausländerbehörde künftig statt bisher drei nun vier Arbeitsbereiche geben. Der für Aufenthaltsangelegenheiten zuständige und bisher größte Bereich mit derzeit 88 Bediensteten wird geteilt. Neben dem Bereich „Allgemeine Aufenthaltsangelegenheiten“ wird das Sachgebiet „Besondere Aufenthalte/Service-Center Ausländerangelegenheiten“ neu gebildet. Zudem werden innerhalb der Ausländerbehörde Themenschwerpunkte gebildet, um Anfragen und Anträge noch schneller bearbeiten zu können. Die Themen Arbeit und Ausbildung sowie Familiennachzug und humanitäre Aufenthalte ermöglichen den Bediensteten, Vorgänge neu einzuordnen und effektiver zu bearbeiten. Auch die ausländerrechtliche Bearbeitung des Brexit erhält ein eigenes Serviceteam sowie das beschleunigte Fachkräfteverfahren einen eigenen Fachbereich. Durch die Bildung weiterer Teams in allen Bereichen der Ausländerbehörde wurde ein gleichmäßiges Führungskräfte-Mitarbeiter-Verhältnis geschaffen.

Ziel ist es, durch kurze organisatorische Wege, geringere Wartezeiten, einfachere Informationsweitergabe und kürzere Sachbearbeitungsdauer den Service zu verbessern. Darüber hinaus erhofft sich die Ausländerbehörde auch einen positiven Effekt für die Mitarbeitenden selbst: Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Aufstiegschancen innerhalb der Abteilung sollen Entlastung bringen, die Arbeitsplatzzufriedenheit erhöhen und die Attraktivität der Tätigkeit innerhalb der Ausländerbehörde steigern.

Die Arbeitsbelastung für die Bediensteten in der Ausländerbehörde ist durchgängig hoch. In keinem anderen Rechtsgebiet ändern sich die umfangreichen rechtlichen Vorgaben so häufig wie im Ausländerrecht. Ein dauerhaft hoher Ansturm von Menschen, die ausländerrechtlich Rat suchen und Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stellt hohe Anforderungen an Belastbarkeit, Flexibilität und Empathie der Beschäftigten. Der Arbeitsmarkt ist in Bezug auf die Anforderungen, die in Ausländerbehörden gestellt werden, weitestgehend leergefegt. Deswegen gilt es, die Fluktuation in der Ausländerbehörde gering zu halten.

Auf den Weg zu einer bürger- und serviceorientierten Behörde hat Sicherheitsdezernent Markus Frank in den letzten Jahren umfangreiche interne Änderungen in der Frankfurter Ausländerbehörde bis hin zu einer neuen Abteilungsleitung vollzogen. Er zeigt sich zufrieden mit der bisherigen Entwicklung: „Die Ausländerbehörde im Ordnungsamt hat in den letzten Jahren viel erreicht und in Sachen Service einen großen Schritt nach vorne gemacht. Dabei war es mir wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang einzubinden und deren Expertise und hohes Engagement zu würdigen.“

Durch die Bildung einer sogenannten Themenbörse wurden Erkenntnisse und Anliegen der Mitarbeitenden zum effizienteren und kundenfreundlicheren Arbeiten aufgenommen, aber auch deren Wünsche an den Arbeitsplatz eingebracht und mit Hilfe einer externen Beratungsfirma im Rahmen einer Organisationsbetrachtung ausgearbeitet. Sowohl Vorschläge aus der Themenbörse als auch die Handlungsempfehlungen der externen Beratungsfirma haben zu einer Verbesserung der Situation in der Ausländerbehörde geführt. Hierzu zählen die Einführung einer vollständig elektronischen Akte, die Verbesserung des Online-Angebots, die Terminierung aller planbaren Vorsprachen zur Vermeidung von Warteschlangen vor dem Dienstgebäude, die Einführung einer Online-Terminverwaltung sowie die Spezialisierung des Service-Centers Ausländerangelegenheiten in Form einer sehr zeitnahen Kundenbedienung in bestimmten, dringlichen Aufgabenbereichen.

Zur Steigerung der Attraktivität der Arbeitsplätze in der Ausländerbehörde wurde außerdem zur Bindung vorhandenen Personals, aber auch zur Gewinnung von neuem Personal, in den Jahren 2019 und 2020 durch Unterstützung des Personaldezernenten Stefan Majer die Bewertung von 83 Sachbearbeiterstellen nach oben angepasst und seit 2018 weitere sieben Stellen neu geschaffen. Im Rahmen der aktuellen Neustrukturierung der Abteilung sind weitere elf Stellen zur Höherbewertung vorgesehen. Ein wichtiger Schritt, vorhandene, gut ausgebildete Bedienstete zu halten und im Falle freiwerdender Stellen qualifiziertes Personal zeitnah gewinnen zu können.

Der darauffolgende nächste Schritt hin zu einem modernen kommunalen Dienstleister war der Anfang 2020 begonnene Prozess zur Änderung der Aufbauorganisation innerhalb der Ausländerbehörde, der nun zum Abschluss kommt. Die neue Aufbauorganisation soll insbesondere den vielfältigen Erwartungen aus der Bevölkerung, der Politik, von Wirtschaft und Hochschulen an die Ausländerbehörde gerecht werden. Gemeinsam mit dem Personal- und Organisationsamt wurden seit Juni vergangenen Jahres entsprechende Konzepte erarbeitet, geprüft und jetzt zur Umsetzung freigegeben.

Ordnungsamtsleiterin Karin Müller zum Ziel der Umstrukturierung: „Um den steigenden Erwartungen durch eine permanent wachsende Bedeutung von Zuwanderung gerecht zu werden, müssen wir unsere Strukturen anpassen und insbesondere flexibler werden. Die Änderung der Aufbauorganisation stellt einen weiteren wichtigen Baustein auf dem Weg zur Verbesserung der Willkommenskultur in der Frankfurter Ausländerbehörde dar.“

Stadtrat Markus Frank weiß, wie wichtig die Anerkennung der Arbeit in der Ausländerbehörde für die Beschäftigten ist: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen gerade im Publikumsverkehr mit ihrer Arbeit ständig im Fokus der Öffentlichkeit. Negative Entscheidungen, lange Wartezeiten oder bürokratischen Aufwand werden häufig nicht den rechtlichen und faktischen Rahmenbedingungen zugeordnet, sondern den Mitarbeitenden persönlich angelastet. Dabei arbeiten hier hochmotivierte Menschen, die für unsere ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürger ihr Bestes geben. Die vielen positiven Rückmeldungen, die ich in der letzten Zeit über die Entwicklung und den Service unserer Ausländerbehörde erhalten habe, bestätigen meine Einschätzung. Mit den nun abgeschlossenen Organisationsänderungen sehe ich die Ausländerbehörde im Ordnungsamt gut aufgestellt.“